Documentos electrónicos con firma digital
Los siguientes documentos electrónicos en línea, se tramitan a través de la página web, en la opción que corresponde a cada documento.
1. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES JUDICIALES
El trámite automático aplica solo para ciudadanos colombianos.
Para Extranjeros, lo invitamos a consultar los requisitos y realizar la solicitud por la opción “Documentos digitalizados”.
2. DOCUMENTOS INVIMA
Se debe cargar el PDF original emitido por la Entidad firmado digitalmente. Los documentos habilitados son los siguientes:
a) Certificado de venta libre.
b) Notificación sanitaria obligatoria.
c) Certificado inspección sanitaria.
CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 30 de junio de 2017:
d) Certificado de Autorización de comercialización.
e) Certificado de Requiere / No requiere Registro Sanitario.
CERTIFICACIÓN de Documentos firmados a partir del 17 de julio de 2017:
f) Certificado de Comercialización.
g) Certificado Exportación.
h) Certificación Información de Etiquetas.
i) Certificados de OMS.
Para cualquier otro DOCUMENTO INVIMA o firmado antes de las fechas mencionadas debe seleccionar la opción "Documentos digitalizados".
3. DOCUMENTOS DE SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:
a) Certificado de existencia y representación legal de sociedades, expedido por las Cámaras de Comercio.
Deberá ponerse en contacto con la Superintendencia de Industria y Comercio para solicitar el código ID con el que se realiza el trámite automático, el cual llegará al correo electrónico indicado al momento de diligenciar el formulario dispuesto por esa Entidad.
Luego deberá ingresar al aplicativo en línea de apostilla y legalización por la opción antes señalada, digitando el código de verificación completo (con guiones) y fecha de expedición, y continuar con el proceso de la solicitud.
4. PASAPORTE
El trámite automático aplica solo para pasaportes de lectura mecánica y electrónico con chip.
Para el pasaporte convencional sin lectura mecánica, lo invitamos a consultar los requisitos y realizar la solicitud por la opción “Documentos digitalizados”.
5. DOCUMENTOS FIRMADOS POR EL CÓNSUL COLOMBIANO O EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES DE COLOMBIA:
Documentos firmados a partir del 01 de julio de 2016:
a) Acta renuncia nacionalidad.
b) Certificación (Certificación, Certificación existencia legal de sociedades, Certificación fé de vida).
c) Certificado de Nacionalidad.
d) Copia de registro civil
e) Permiso salida menor (Autenticaciones de firma, Reconocimiento de firma).
f) Visa.
Documentos firmados a partir del 12 de mayo de 2017:
a) Autenticación de copia de documento
b) Reconocimiento de firma (Ejemplo: Poder, contrato)
Para documentos firmados por Cónsul Colombiano o por la Cancillería, diferentes a los enunciados o firmados antes de las fechas mencionadas, debe seleccionar la opción “Documentos digitalizados”
6. DOCUMENTOS DE REGISTRADURÍA NACIONAL
Para registros civiles expedidos por registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de Policía, deberá:
Para los registros civiles expedidos en Registradurías distritales, municipales, especiales, auxiliares, corregimientos o inspecciones de policía, debe enviar de manera escaneada copia íntegra del registro civil a certificar, con fecha de expedición legible y no mayor a 90 días, con el respectivo adhesivo de recaudos, firma, cargo y nombre completo de quien expide la copia autentica del documento, al correo electrónico validacionsirf@registraduria.gov.co. El tiempo que tome esta validación depende de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Si aprueban su solicitud, recibirá un correo de Cancillería, para continuar con el trámite de expedición de apostilla y/o legalización.
7. INFORME GENERAL DEL CONDUCTOR - MINISTERIO DE TRANSPORTE
Para solicitarlo el usuario debe ingresar al siguiente enlace: web.mintransporte.gov.co/certificadoslc donde podrá diligenciar los datos requeridos para su expedición, indicando la entidad a donde va a ser presentado. El documento firmado digitalmente, será enviado por el Ministerio de Transporte al correo electrónico proporcionado en un plazo no mayor a 24 horas, teniendo en cuenta que el trámite es gratuito.
Una vez generado el documento por esa Entidad, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción “Documentos electrónicos con firma digital” – “INFORME GENERAL DEL CONDUCTOR – MINISTERIO DE TRANSPORTE”, ingresando el código de verificación que se encuentra en la parte superior del documento que le fue remitido al correo electrónico.
8. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FIRMA DIGITAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
8.1 Certificado de Existencia y Representación Legal - Certificado de Programa
Solicitarlos en línea en el Sitio web del Ministerio de Educación Nacional, en el enlace dispuesto para tal fin.
Una vez generado el certificado, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/ApostillaLegalizacion/MinEducacion/solicitud.aspx opción “Documentos electrónicos con firma digital” – “MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL”, seleccionar el tipo de documento según corresponda y cargar el PDF original con firma digital emitido por esa Entidad.
8.2 Documentos de estudio expedidos por Instituciones de Educación Superior (IES)
El usuario debe ingresar al siguiente enlace: http://www.legalizaciones.mineducacion.gov.co/legalizacion/index.jsp donde podrá diligenciar los datos requeridos para su certificación, anexando su documento en formato PDF.
El documento certificado por el Ministerio de Educación Nacional será enviado al correo electrónico proporcionado, en un plazo de 24 horas. Tenga en cuenta que el trámite es gratuito.
Para registrar la solicitud de apostilla y/o legalización, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/ApostillaLegalizacion/MinEducacion/solicitud.aspx opción “Documentos electrónicos con firma digital” – “MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL”, seleccionar el país de destino e indicar el número de radicado del certificado emitido por el Ministerio de Educación Nacional.
Los documentos de educación superior que se pueden tramitar de forma automática, los puede consultar en el siguiente listado:
9. DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE POR EL ICFES – INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN
El usuario debe solicitar y descargar de manera gratuita, el documento electrónico con firma digital en el siguiente enlace: http://www2.icfesinteractivo.gov.co/resultados-saber2016-web/pages/certificado/solicitudCertificado.jsf#No-back-button
Para registrar la solicitud de apostilla y/o legalización, el usuario deberá ingresar en el sitio web de la Cancillería https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción “Documentos electrónicos con firma digital” – “ICFES”, seleccionar el país de destino y cargar el documento emitido por esa Entidad.
Tenga en cuenta las fechas de los documentos que se pueden tramitar de forma automática:
- Desde 2014-2 en adelante: Resultados de las pruebas Saber 11°, Presaber 11° y Validación del Bachillerato.
- Desde 2016-1 en adelante: Resultados de las pruebas Saber TyT y Saber Pro.
NOTA: Recuerde que los resultados de las pruebas que estén fuera de estos rangos, junto con los demás documentos, continuarán con el procedimiento tradicional, que requieren la firma a mano alzada del funcionario del ICFES, responsable de este proceso y deben ser cargados por la opción “Documentos digitalizados”.
10. DOCUMENTOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
10. 1 Documentos académicos expedidos después del 15 de septiembre de 2020:
Cargar el PDF que haya sido descargado del sitio Web del SENA y se encuentre firmado digitalmente por el Subdirector del Centro.
Los documentos que se pueden tramitar de forma automática, son los siguientes:
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Tipo de Documento
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Nivel académico
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1
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Certificado de título
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Operario
Técnico
Técnico profesional
Tecnólogo
Especialización técnica Especialización tecnológica |
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2
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Acta de grado
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3
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Certificado intensidad horaria y calificación
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4
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Certificado de aptitud profesional
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Operario
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5
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Constancia Acción de Formación curso
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6
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Constancia de participación evento de divulgación tecnológica
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7
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Certificado de competencia laboral
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8
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Certificado de bloque modular
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9
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Certificado de ocupación u oficio
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10.2 Documentos académicos cursados antes del 15 de septiembre de 2020:
Solicitar la firma del Subdirector del centro donde realizó su proceso de formación, que se encuentre registrado en la Cancillería, a través de una de las siguientes opciones:
Presencial: Realizar la solicitud en el centro de formación.
Virtual: Mediante correo electrónico, enviar los documentos académicos que requiere validar, al centro de formación respectivo.
Mientras está vigente la declaración de emergencia sanitaria, puede hacer la solicitud en línea a través del portal de PQRS del SENA, dirigida al centro de formación correspondiente.
11. RESOLUCIÓN DIMAR
Con el documento en archivo PDF proporcionado por la Entidad y firmado digitalmente, el usuario deberá cargarlo en el sitio web de Cancillería por la opción: “RESOLUCIÓN - DIMAR”.
12. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN
- Certificado de acreditación de residencia fiscal
- Certificado sobre situación tributaria
Aplica para documentos expedidos y firmados digitalmente desde el 18 de diciembre de 2020. Los emitidos con anterioridad a esta fecha deben ser cargados por la opción "Documentos Digitalizados" - Otros documentos.
Para solicitarlos deberá radicar solicitud en línea a través del sitio web de la DIAN disponible en el siguiente enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebCertificacionesinternacionales/consultaNoRut/solicitudDatosUsuario.xhtml
Para mayor información sobre este trámite consulte https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T284
https://www.gov.co/ficha-tramites-y-servicios/T20133
Una vez obtenga el documento electrónico con firma digital, deberá solicitar la Apostilla o Legalización en línea por la opción "Documentos electrónicos con firma digital" - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, digitando en el sistema el número del formulario emitido por esa Entidad en el campo requerido.
13. Documentos firmados digitalmente por Colpensiones
- Certificados de afiliación, Certificados de pensión y no pensión, Informe de semanas cotizadas, Resoluciones y demás documentos expedidos por esta Entidad, incluidos los del antiguo Instituto de Seguros Sociales (ISS).
La radicación de la solicitud deberá realizarse por el trámite de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias o PQRS que se encuentra dispuesto a través de los canales de atención presencial y no presencial, ingresando a www.colpensiones.gov.co, sección Sede Electrónica, donde podrá diligenciar los datos requeridos para la expedición de su documento.
La respuesta será entregada dentro de los términos legales establecidos para la atención de copias de documentos y a través de canales electrónicos, por ello es requerido el correo electrónico del solicitante en la petición radicada. Tenga en cuenta que el trámite es gratuito y que el plazo máximo de respuesta es de diez (10) días hábiles. Una vez generado el documento electrónico con firma digital por esa Entidad, deberá solicitar la Apostilla o Legalización en línea a través del sitio Web del Ministerio de Relaciones Exteriores, https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitud/inicio.aspx opción “Documentos Electrónicos con firma digital” - Colpensiones, seleccionando el país de destino y cargando el archivo PDF que le será enviado al correo electrónico registrado en su solicitud.
14. Certificación para convalidación de títulos de educación superior – Venezuela
Para solicitar la Certificación consular expedida por la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia, debe estar previamente inscrito en el Registro único consular de esa Misión, si no lo está ingrese al enlace: https://co.embajadavenezuela.org/. Una vez realizado lo anterior, en el sitio web de la Embajada de Venezuela en Colombia, en el menú de trámites y servicios haciendo clic en “solicitar trámite”, seleccione la opción "Solicitud legalización de diplomas de título de pregrado, posgrado y notas universitarias” y complete el formulario en línea. Al final, guarde el código que genera el sistema para hacer seguimiento al trámite.
Luego de que la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia procese la información, se expedirá y enviara al correo electrónico registrado, la Certificación consular con firma digital, con la cual deberá solicitar la Legalización en línea ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.
Para solicitar la Legalización en línea de la Certificación consular, deberá ingresar en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores www.cancilleria.gov.co seleccionar “Trámites y servicios” – Apostilla y Legalización en línea.
Hacer clic en “Haga su Apostilla o Legalización desde su casa u oficina”, seleccione “Documentos Electrónicos con firma digital” opción “Certificación para convalidación títulos de educación superior - Venezuela”, donde deberá cargar el archivo PDF enviado por la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia al correo electrónico proporcionado por el usuario. Luego registre un correo electrónico donde recibirá cada una de las notificaciones del trámite de la Legalización. Verifique que la información que le genera el sistema este correcta y continue con el pago.
En caso haber algún error en los datos, deberá iniciar de nuevo el trámite ante la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia.
Con la Legalización electrónica de la Certificación Consular, podrá iniciar el trámite de convalidación en línea de títulos de educación superior ante el Ministerio de Educación Nacional.
